Surat adalah suatu alat untuk menyampaikan informasi atau pernyataan secara tertulis yang dibuat oleh seseorang atau pejabat kepada pihak lain, baik atas nama sendiri maupun jabatan dalam organisasi. Isi surat dapat berupa berita yang berwujud pemberitahuan, pernyataan, pertanyaan, permintaan, laporan, catatan aktifitas pribadi atau organisasi seperti perjanjian, keputusan, tanda bukti dan sebagainya.
Pengertian Surat
Menurut pendapat Drs. I.G. Wursanto dalam bukunya Teknologi Perkantoran menyatakan bahwa surat dapat diartikan dengan berbagai cara, antara lain:
- a. Surat merupakan helai kertas dalam bentuk maupun dalam wujud apa pun yang berisi keterangan-keterangan tertulis untuk disampaikan kepada pihak lain yang membutuhkannya.
- b. Surat adalah media komunikasi secara tertulis untuk disampaikan kepada pihak lain dalam rangka mendapatkan pengertian dan kerja sama antara kedua belah pihak
- c. Surat ialah suatu pernyataan bahasa secara tertulis, untuk menyampaikan suatu informasi atau keterangan dari satu pihak kepada pihak lain
Dari pengertian tersebut terdapat dua pihak yang terlibat dengan surat, yaitu pengirim dan penerima.
Apabila terjadi hubungan terus-menerus dan berkesinambungan antara dua pihak dengan saling berkiriman surat, maka terjadilah surat-menyurat atau koresponden. Secara sederhana, pengertian surat-menyurat ialah suatu kegiatan pengendalian arus berita tertulis yang timbul dari adanya suatu pencatatan, laporan atau keputusan yang memungkinkan terjadinya permintaan, pemberitahuan, dan sebagainya.
Tujuan Surat-Menyurat
Setiap orang atau lembaga yang melakukan kegiatan penulisan surat, tentu mempunyai suatu tujuan. Tujuan tersebut tentunya tidak sama atau berbeda. Apakah untuk mencari informasi, memberi informasi, memesan barang, memberi perintah, atau hanya memberikan jasa-jasa yang menarik.
Terdapat 3 tujuan kegiatan surat-menyurat:
- Memberitahu atau menyampaikan informasi atau penjelasan kepada pihak lain
- Menerima atau mendapatkan informasi atau penjelasan kepada pihak lain
- Memperlancar arus informasi, sehingga informasi yang diterima jelas dan tidak salah pengertian
Agar tujuan penulisan surat dapat tercapai, maka penulis surat harus menguasai pengetahuan dan keterampilan surat-menyurat. Penulisan surat yang kurang baik akan mempengaruhi arus informasi.
Syarat-syarat Penulisan Surat
Syarat-syarat yang perlu diperhatikan oleh penulis surat agar dapat menulis surat dengan baik, adalah:
- Memahami prosedur surat-menyurat
- Memahami segala permasalahan yang akan ditulis
- Memahami teknik penulisan surat yang baik
- Memahami penggunaan tata bahasa dalam surat menyurat
- Memahami posisi penulis dan penerima surat
Fungsi Surat-Menyurat
Dalam ruang lingkup surat sebagai dokumen kantor, surat berfungsi debagai berikut:
- Tanda bukti tertulis otentik
Surat dapat digunakan untuk pembuktian apabila terjadi perselisihan antar kantor-kantor atau pejabat-pejabat yang mengadakan hubungan korespondensi. Contoh: surat perjanjian, surat kuasa, dan sebagainya - Pedoman
Surat digunakan sebagai pedoman untuk melakukan sesuatu atau bertindak. Misalnya: surat perintah, surat instruksi, surat keputusan, dan sebagainya - Alat pengingat atau berpikir
Surat dapat digunakan untuk mengetahui hal-hal yang telah terlupakan atau telah lama. Misalnya: surat-surat yang diarsipkan - Duta atau wakil dari penulis, pejabat atau organisasi pengirim surat
Surat sebagai wakil organisasi dianggap sebagai mentalitas jiwa dan kondisi intern dari organisasi yang bersangkutan
Penggolongan Surat
Jenis-jenis surat dapat digolongkan menurut wujud, pemakaian, banyaknya sasaran yang dituju, isi & sifatnya dan proses penyelesaiannya. Untuk itu, penggolongan surat dapat dibedakan berdasarkan:
1. Menurut Wujud Surat
- Surat biasa atau bersampul. Yaitu surat yang ditulis diatas kertas yang biasanya dimasukkan ke dalam sampul yang akan dikirimkan.
- Memo dan Nota. Yaitu surat yang dipakai secara intern dalam suatu organisasi. Memo dan note dipergunakan untuk meminta atau memberi informasi serta petunjuk antar pejabat kantor.
- Kartu pos. Yaitu benda pos berbentuk kartu. Memiliki ukuran 10 x 15 cm atau 15 x 20 cm, yang dipakai apabila isi surat itu singkat dan tidak rahasia.
- Warkat pos. Yaitu surat yang wujudnya berupa gabungan sampul dan kertas surat. Warkat pos digunakan apabila isi surat lebih panjang dari kartu pos. Isinya hanya boleh dibaca oleh orang yang berhak (yaitu yang tercantum pada alamat surat)
- Telegram. Yaitu surat yang ditulis pada blanko telegram yang berisi pokok-pokok singkat permasalahan.
- Surat tanda bukti. Yaitu surat berbentuk formulir yang dipakai sebagai tanda bukti keabsahan aktivitas antara dua pihak. Misalnya: kuitansi, faktur, tanda terima, kartu identitas, dan sebagainya.
2. Menurut Sifat Isinya
- Surat pribadi. Yaitu surat yang dibuat seseorang yang isinya menyangkut kepentingan pribadi.
- Surat dinas. Yaitu surat yang dibuat dan dikeluarkan oleh suatu lembaga baik pemerintah maupun swasta dan ditandatangani oleh pejabat atau yang mewakilinya.
3. Menurut Keamanan Isinya
- Surat biasa. Yaitu surat yang tidak akan menimbulkan akibat buruk atau merugikan organisasi yang bersangkutan jika isinya diketahui atau dibaca orang lain.
- Surat rahasia. Yaitu surat yang isinya tidak boleh diketahui oleh orang lain karena akan menimbulkan kerugian bagi organisasi atau pejabat yang bersangkutan.
- Surat sangat rahasia. Yaitu surat yang berisi masalah yang sangat penting dan hanya boleh dibaca atau diketahui isinya oleh orang tertentu yang berhak menyelesaikan atau mengambil keputusan.
4. Menurut Proses Penyelesaiannya
Pengiriman surat menghendaki agar surat yang dikirimnya segera memperoleh tanggapan sesuai dengan kepentingan surat. Berdasarkan proses penyelesaiannya, surat digolongkan menjadi tiga macam, yaitu:
- Surat biasa. Yaitu surat yang tidak memerlukan tanggapan atau penyelesaian secepatnya, tetapi dapat diselesaikan menurut urutan surat yang diterima
- Surat segera. Yaitu surat yang isinya memerlukan tanggapan atau penyelesaian dengan segera, lebih cepat dari surat biasa.
- Surat sangat segera. Yaitu surat yang isinya memerlukan tanggapan penyelesaian yang secepatnya, harus dilakukan atau diselesaikan pada kesempatan pertama atau prioritas utama
5. Menurut Kegiatan
- Surat intern. Yaitu surat yang ditujukan untuk lingkungan suatu organisasi atau instansi sendiri
- Surat ekstern. Yaitu surat yang ditujukan keluar lingkungan organisasi atau instansi
6. Menurut Sasaran Yang Dituju
- Surat biasa. Yaitu surat yang ditujukan kepada seseorang atau organisasi tertentu.
- Surat edaran. Yaitu surat yang ditujukan kepada orang atau organisasi yang jumlahnya tidak terbatas.
