Pengertian Arsip ialah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, terencana, karena mempunyai nilai sesuatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali. Jadi, sebagai intinya arsip adalah himpunan lembaran-lembaran tulisan.
Sistem Kearsipan
Sistem kearsipan adalah suatu rangkaian kerja yang teratur, yang dapat dijadikan pedoman untuk menyimpan arsip sehingga saat diperlukan arsip tersebut dapat ditemukan cepat dan tepat.
Kearsipan juga dapat didefinisikan sebagai kegiatan yang meliputi penciptaan arsip, penyimpanan arsip (filing), penemuan kembali arsip (finding) dan penyusutan arsip (pengamanan, pemeliharaan dan pemusnahan) sebagai bagian dari kegiatan kearsipan, filing mempunyai peranan yang sangat penting.
Macam-macam Sistem Kearsipan
1. Atmosudirjo dalam Ig.Wursanto
Menurut Atmosudirjo dalam Ig.Wursanto (1991:22) mengatakan bahwa pada pokoknya sistem kearsipan terdiri dari:
1. Sistem pengatur-tertiban (arrangement system)
- Sistem klasifikasi numerial (menurut angka)
- Sistem klasifikasi alfabetis (menurut abjad)
2. Sistem perawat-simpan (safe keeping system)
2. G.R. Terry dikutip oleh Sutarto
Pendapat G.R. Terry mengenai macam-macam sistem penyimpanan arsip seperti yang dikutip oleh Sutarto (1992:173) adalah:
1. Alphabetical arrangement (susunan abjad)
- Subject (pokok soal)
- Phonetic (suara)
2. Numerical arrangement (susunan nomor)
- Serial (seri)
- Code (kode)
3. Geographical arrangement (susunan wilayah)
4. Choronological arrangement (susunan tanggal)
3. Zulkifli Amsyah
Menurut Zulkifli Amsyah (1992:71) menyatakan bahwa:
Pada dasarnya sistem penyimpanan arsip atau sistem kearsipan ada dua, yaitu: jenis urutan abjad dan angka. Sistem penyimpanan yang berdasarkan urutan abjad adalah sistem nama (sering disebut sistem abjad), sistem geografis, dan sistem subjek. Sedangkan nama yang berdasarkan urutan angka adalah sistem numeric (sistem subjek dengan nomor kode)
4. Geoffery Mills dan Oliver Standingford, dalam Sutarto
Menurut Geoffery Mills dan Oliver Standingford, dalam Sutarto (1992:171) mengemukakan sistem penyimpanan warkat digolongkan menjadi:
- Alphabetical – sistem abjad
- Subyek – sistem subjek
- Geographical – sistem wilayah
- Numerical – sistem nomor
- Choronological of them – sistem tanggal
Sistem Kearsipan
Dari beberapa pendapat para ahli tersebut diatas mengenai macam-macam kearsipan dapat kita simpulkan, pada dasarnya sistem kearsipan ada 5 macam yaitu:
1. Sistem Abjad
Sistem penyimpanan arsip menurut abjad berarti warkat yang dibuat atau yang diterima oleh lembaga atau instansi tertentu yang didalamnya memuat nama orang, organisasi, wilayah ataupun juga nama pokok soal. Ini disimpan menurut tata urutan abjad mulai dari huruf a sampai dengan z.
Abjad yang dipergunakan adalah abjad huruf pertama dari suatu nama setelah nama-nama itu di indeks menurut aturan atau ketentuan yang berlaku untuk masing-masing nama. Setelah nama-nama tersebut di indeks, barulah disusun menurut susunan abjad.
Peraturan atau filing tersebut merupakan standar peraturan-peraturan yang ditentukan oleh organisasi, sehingga semua anggota organisasi harus mengikuti prosedur yang telah ditentukan.
Sistem penyimpanan arsip menurut abjad dapat dilakukan dengan 2 cara:
- Menurut susunan abjad huruf demi huruf. Istilah-istilah atau nama-nama yang terdiri dari 2 kata atau lebih dianggap satu kata. Misalnya:
– Gunung Merapi menjadi Gunungmerapi
– Sinar harapan menjadi Sinarharapan - Menurut susunan abjad kata demi kata. Dalam susunan abjad kata demi kata, nama-nama yang terdiri dari 2 kata atau lebih ditulis menjadi satu. Masing-masing kata berdiri sendiri. Misalnya:
– Jakarta Utara
– Sulawesi Selatan
2. Sistem Subjek
Yang dimaksud dengan subjek ialah judul pokok masalah yang berhubungan dengan instansi atau organisasi yang bersangkutan. Dalam pelaksanaan penyimpanan arsip ini, seorang arsiparis harus dapat menentukan lebih dahulu masalah-masalah apa yang menjadi fokus atau yang dipermasalahkan dalam surat setiap harinya. Masalah-masalah tersebut dikelompokkan menjadi satu subjek.
Misalnya: Masalah-masalah yang berkenaan dengan keuangan dikelompokkan menjadi satu masalah pokok (subjek) dibawah keuangan, dan seterusnya. Selanjutnya masalah-masalah itu dijadikan sub-subjek dari pokok masalah (subjek). Misalnya: Keuangan: Bonus, Gaji, Hadiah Tahun baru, Lembur, dst
3. Sistem Geografis
Adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah tertentu. Dalam hal ini, pengelompokkannya didasarkan atas satuan daerah tertentu, seperti: pulau, kepulauan, provinsi, kabupaten, kota, dsb. Dalam pelaksanaannya, yang harus dilakukan adalah menentukan satuan daerah kemudian disusun menurut abjad agar mempercepat penemuannya kembali.
Contoh: Berdasarkan ibukota provinsi: Ambon, Banda Aceh, Bandung, Makassar, Denpasar, Kendari, dst
Sehingga pada tiap-tiap satuan tersebut diatas akan tersusun warkat-warkat yang bersangkutan dengan nama orang, nama pokok soal, yang telah diurutkan menurut urutan abjad pula agar penemuannya kembali dapat dengan mudah dan cepat.
4. Sistem Nomor
Dalam sistem kearsipan atau penyimpanan arsip menurut nomor, yang dipergunakan sebagai pedoman mengatur arsip-arsip adalah urutan angka. Sistem nomor merupakan sistem penyimpanan dan penyusunan arsip dengan menggunakan urutan angka sebagai pedoman dalam mengaturnya.
Seorang arsiparis harus lebih dahulu membuat daftar kelompok masalah-masalah seperti: sistem subjek, baru kemudian diberikan nomor dibelakangnya.
Misalnya:
- Kepegawaian – 14
- Cuti – 14,1
- Kenaikan Pangkat – 14,2
- Lamaran – 14.3
Seorang arsiparis dapat mengembangkan nomor-nomor ini menjadi pembagian yang lebih ke dalam desimal, seperti contoh diatas. Dan menunjukkan nomor dari masing-masing masalah. Daftar ini disebut dengan kartu indeks. Selanjutnya juru arsip memproses menurut nomor-nomor yang telah ditentukan dalam kartu indeks ini.
5. Sistem Tanggal
Sistem kearsipan menurut sistem tanggal ini digunakan untuk filing bahan-bahan yang disusun menurut urutan tanggal dari datangnya surat atau bahan-bahan. Surat-surat atau bahan yang datangnya lebih akhir akan ditempatkan pada tempat yang paling depan, tanpa melihat masalah atau perihal surat.
Selanjutnya, arsiparis akan mengelompokkan surat-surat atau bahan-bahan yang di file dalam bulan-bulan setiap tahunnya. Dalam penyimpanan sistem tersebut mempunyai kegunaan tersendiri dan tidak dapat dikatakan bahwa sistem yang satu lebih baik dari sistem yang lain.
