Arsip ialah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai media. Rekaman tersebut disimpan dalam berbagai media yang terus berubah dari waktu ke waktu. Perubahan media penyimpanan arsip dipengaruhi oleh dinamika perkembangan teknologi yang terjadi di masyarakat.
Sampai saat ini, media penyimpanan arsip didominasi oleh media cetak (umumnya ialah kertas). Akan tetapi, seiring dengan perkembangan teknologi yang terjadi sekarang ini, arsip mulai tersimpan dalam media elektronik dan dalam format digital. Penyimpanan arsip dalam format digital inilah yang mendorong munculnya istilah sistem arsip digital.
Pengertian Arsip Digital
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, istilah digital ialah berhubungan dengan angka-angka untuk sistem perhitungan tertentu. Sementara jika dikaitkan dengan istilah digitalisasi, digitalisasi ialah proses pemberian atau pemakaian sistem digital.
Berdasarkan arti kata dari digital/digitalisasi, maka kaitan antara istilah digital atau digitalisasi dengan arsip adalah dalam konteks medianya. Dimana penyimpanan arsip dilakukan dalam bentuk digital, sehingga menjadi arsip digital atau disebut sebagai arsip digital.
Dengan demikian, pengertian arsip digital adalah data (arsip) yang dapat disimpan dan ditransmisikan dalam bentuk terputus-putus, atau dalam bentuk kode-kode biner yang dapat dibuka, dibuat atau dihapus dengan alat komputasi yang dapat membaca atau mengolah data dalam bentuk biner, sehingga arsip dapat dipergunakan atau dimanfaatkan. Biner (binary) dalam bahasa Inggris adalah kembar atau pasangan (sepasang). Dalam KBBI, istilah biner artinya terjadi dari atau ditandai oleh dua benda atau dua bagian.
Arsip Digital
Arsip digital merupakan simpanan kelembagaan yang menyimpan satu atau lebih objek informasi digital dengan tujuan disimpan dalam waktu yang relatif lama dan dapat mengakses informasi digital tersebut. Pengertian lain menyebutkan bahwa arsip digital merupakan arsip yang menyimpan informasi atau aset digital. Arsip atau aset digital tersebut disimpan dalam simpanan kelembagaan (repository) lengkap dengan dokumen dan sistem manajemen record dan menyajikan informasi dalam berbagai format.
Dari beberapa definisi tersebut, maka dapat disimpulkan bahwa arsip digital merupakan objek atau informasi digital. Objek atau informasi digital tersebut tersimpan dalam sebuah simpanan kelembagaan dengan tujuan agar informasi tersebut dapat diakses oleh masyarakat sampai kapanpun. Objek atau informasi digital tersebut merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa suatu lembaga.
Format Arsip Digital
Arsip digital tersimpan dalam berbagai format file.
- Arsip digital berbasis teks. Merupakan arsip digital dalam format teks. Arsip digital yang termasuk dalam format ini antara lain ialah file dalam format .doc, .xls, .ppt, .pdf
- Arsip digital berbasis gambar. Merupakan arsip digital dalam bentuk gambar. Gambar merekam informasi dalam format visual. Arsip digital yang termasuk dalam format ini antara lain ialah file dalam format .jpg, .bmp, .tif, .png
- Arsip digital berbasis audio. Merupakan arsip digital dalam format audio. Rekaman suara merupakan bentuk dari arsip jenis digital ini. Arsip digital yang termasuk dalam format ini antara lain ialah file dalam format .mp3, .mp4
- Arsip digital berbasis audio video. Merupakan arsip digital dalam format audio video. Arsip digital jenis ini merekam informasi dalam format suara dan video. Arsip digital yang termasuk dalam format ini antara lain ialah file dalam format .mpeg, .avi, .mov
