Setiap kantor pasti memerlukan suatu unit yang mengelola segala sesuatu yang berhubungan dengan kegiatan administrasi. Kegiatan administrasi pada suatu kantor pada dasarnya juga mempunyai suatu hasil seperti unit-unit lainnya. Hasil atau produk dari suatu kantor adalah surat, formulir dan laporan. Pengelolaan surat, formulir dan laporan yang dihasilkan dan diterima oleh suatu kantor pada akhirnya akan berhubungan dengan kearsipan.
Salah satu kunci kelancaran organisasi kantor terletak pada penyelenggaraan arsipnya yang sederhana, sistematis, tertib dan efisien. Prinsipnya adalah bahwa semua informasi penting tersedia dan diketahui persis keberadaannya.
Arsip
Secara etimologi, kata Arsip berasal dari bahasa Yunani (Greek): “Archivum” yang artinya tempat untuk menyimpan. Sering pula kata tersebut ditulis “Archeon” yang berarti Balai Kota (tempat untuk menyimpan dokumen) tentang masalah pemerintahan.
Semula pengertian arsip itu memang menunjukkan tempat atau gedung tempat penyimpanan arsipnya, tetapi perkembangan terakhir orang lebih cenderung menyebut arsip sebagai warkat itu sendiri. Schollenberg menggunakan istilah “archives” sebagai kumpulan warkat itu sendiri dan “archives instution” sebagai gedung arsip atau lembaga kearsipan
Pengertian Arsip
Kata arsip dalam bahasa Latin disebut “felum” (bundle) yang artinya tali atau benang. Dan memang pada zaman dahulu, tali atau benang inilah yang digunakan untuk mengikat kumpulan warkat atau surat. Dengan demikian, arsip-arsip itu mudah untuk digunakan.
Menurut bahasa Belanda, yang dikatakan “archief” mempunyai arti:
- Tempat untuk menyimpan catatan-catatan dan bukti-bukti kegiatan yang lain
- Kumpulan catatan atau bukti kegiatan yang berwujud tulisan, gambar, grafik, dan sebagainya
- Bahan-bahan yang akan disimpan sebagai bahan pengingatan
Pengertian Arsip ialah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, terencana, karena mempunyai nilai sesuatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali. Jadi, sebagai intinya arsip adalah himpunan lembaran-lembaran tulisan. Catatan tertulis yang disebut warkat harus mempunyai 3 syarat yaitu:
- Disimpan secara berencana dan teratur
- Mempunyai sesuatu kegunaan
- Dapat ditemukan kembali secara tepat
Kearsipan berasal dari kata arsip, dalam bahasa Inggrisnya “File” sedangkan kearsipan disebut “Filing“. File adalah bendanya, sedangkan Filing adalah kegiatannya.
Menurut Kamus Administrasi Perkantoran oleh Drs. The Liang Gie:
- Penyimpanan warkat (filing) merupakan kegiatan menaruh warkat-warkat dalam suatu tempat penyimpanan secara tertib menurut sistem, susunan dan tata cara yang telah ditentukan. Sehingga pertumbuhan warkat-warkat itu dapat dikendalikan dan setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali. Lawan dari penyimpanan warkat (filing) adalah pengambilan warkat (finding)
- Sistem penyimpanan warkat (filing system) adalah rangkaian tata cara yang teratur menurut suatu pedoman untuk menyusun warkat-warkat sehingga bilamana diperlukan lagi, warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara tepat.
Jenis-jenis Arsip
Jenis-jenis arsip dapat dibedakan sebagai berikut:
1. Arsip Menurut Subyek atau Isinya
Menurut subyek atau isinya, arsip dibagi menjadi:
- Arsip Kepegawaian. Contohnya: daftar riwayat hidup pegawai, surat lamaran, surat pengangkatan pegawai, dan rekaman prestasi
- Arsip Keuangan. Contohnya: laporan keuangan, bukti pembayaran, daftar gaji, bukti pembelian, dan surat perintah bayar
- Arsip Pemasaran. Contohnya: surat penawaran, surat pesanan, surat perjanjian penjualan, daftar pelanggan, dan daftar harga
- Daftar Pendidikan. Contohnya: kurikulum, satuan pelajaran, daftar hadir siswa, raport, dan transkrip nilai mahasiswa
2. Arsip Menurut Bentuk dan Wujud Fisiknya
Penggolongan arsip menurut bentuk dan wujudnya, khususnya lebih didasarkan pada tampilan fisik media yang digunakan dalam bentuk merekam informasi. Dibagi menjadi:
- Surat. Contohnya: naskah perjanjian/kontrak, akta pendirian perusahaan, surat keputusan, notulen rapat, berita acara, laporan dan tabel.
- Pita rekaman
- Microfilm
- Disket
- Compact Disk
- Flash Disk
- Hardisk
3. Arsip Menurut Nilai Gunanya
Penggolongan arsip berdasarkan nilai dan kegunaannya dibagi menjadi:
- Arsip bernilai informasi. Contoh: pengumuman, pemberitahuan dan undangan
- Arsip bernilai administrasi. Contohnya: ketentuan-ketentuan organisasi, surat keputusan, prosedur kerja dan uraian tugas pegawai
- Arsip bernilai hukum. Contoh: akta pendirian perusahaan, akta kelahiran, akta perkawinan, surat perjanjian, surat kuasa, dan keputusan pengadilan
- Arsip bernilai sejarah. Contohnya: laporan tahunan, notulen rapat, gambar foto dan peristiwa.
- Arsip bernilai ilmiah. Contohnya: hasil penelitian
- Arsip bernilai keuangan. Contoh: kuitansi, bon penjualan, dan laporan keuangan
- Arsip bernilai pendidikan. Contohnya: karya ilmiah para ahli, kurikulum, satuan pelajaran, dan program pelajaran
4. Arsip Menurut Sifat Kepentingannya.
Penggolongan arsip menurut kepentingannya atau urgensinya, dibagi menjadi:
- Arsip tak berguna. Contohnya: surat undangan, memo
- Arsip berguna. Contohnya: presentasi pegawai, surat permohonan cuti, dan surat pesanan barang
- Arsip penting. Contohnya: surat keputusan, daftar riwayat hidup pegawai, laporan keuangan, buku kas dan daftar gaji
- Arsip vital. Contohnya: akta pendirian perusahaan, buku induk pegawai, sertifikat tanah/bangunan dan ijazah
5. Arsip Menurut Fungsinya.
Penggolongan arsip berdasarkan fungsi arsip dalam mendukung kegiatan organisasi ini, terbagi menjadi:
- Arsip dinamis. Yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan kantor sehari-hari
- Arsip statis. Yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari
6. Arsip Menurut Tempat/Tingkat Pengolahannya
Penggolongan arsip berdasarkan tempat atau tingkat pengolahannya dan sekaligus siapa bertanggung jawab, terbagi menjadi:
- Arsip pusat. Yaitu arsip yang disimpan secara sentralisasi atau berada di pusat organisasi yang berkaitan dengan lembaga pemerintah dan arsip nasional pusat di Jakarta
- Arsip unit. Yaitu arsip yang berada di unit-unit dalam organisasi yang berkaitan dengan lembaga pemerintah dan arsip nasional di daerah ibu kota provinsi
7. Arsip Menurut Keasliannya.
Penggolongan arsip berdasarkan pada tingkat keasliannya dibedakan menjadi:
- Arsip asli. Yaitu dokumen yang langsung terkena hentakan mesin ketik, cetakan printer, tanda tangan, serta legalisasi asli yang merupakan dokumen utama
- Arsip tembusan. Yaitu dokumen kedua, ketiga, dan seterusnya, yang dalam proses pembuatannya bersama dokumen asli, tetapi ditujukan pada pihak selain penerimaan dokumen asli.
- Arsip salinan. Yaitu dokumen yang proses pembuatannya tidak bersama dengan dokumen asli, tetapi memiliki kesesuaian dengan dokumen asli
8. Arsip Menurut Kekuatan Hukum.
Penggolongan arsip berdasarkan kekuatan hukum atau legalitas dari sisi hukum, terbagi menjadi:
- Arsip autentik. Yaitu arsip yang diatasnya terdapat tanda tangan asli dengan tinta (bukan fotokopi atau film) sebagai tanda keabsahan dari isi arsip bersangkutan. Arsip-arsip autentik dapat digunakan sebagai bukti hukum yang sah.
- Arsip tidak autentik. Yaitu arsip yang diatasnya tidak terdapat tanda tangan asli dengan tinta. Arsip ini dapat berupa fotokopi, film, mikrofilm, dan hasil print komputer.
