Arsip yang disimpan dalam periode lama akan mengalami kerusakan dengan sendirinya, meskipun diberikan perawatan dan restorasi dengan maksimal. Karena setiap bahan dari material arsip memiliki umur tersendiri yang menyebabkan materi pembawa informasi tersebut rusak atau hilang.
Sampai saat ini, media penyimpanan arsip didominasi oleh media cetak (umumnya ialah kertas). Akan tetapi, seiring dengan perkembangan teknologi yang terjadi sekarang ini, arsip mulai tersimpan dalam media elektronik dan dalam format digital. Penyimpanan arsip dalam format digital inilah yang mendorong munculnya istilah sistem arsip digital.
Digitalisasi adalah proses merubah arsip konvensional menjadi arsip elektronik. Tahap ini bertujuan untuk mendefinisikan secara jelas:
- Arsip mana yang harus dijaga dan dipelihara
- Mengapa organisasi harus menjaga arsipnya
- Berapa lama arsip perlu dipelihara
- Karakter arsip apa yang diperlukan dan harus diimplementasikan
Penciptaan Arsip Elektronik
Penciptaan arsip dapat dilakukan dengan dua cara. Yaitu dengan penciptaan secara elektronik atau otomatis dan penciptaan dengan transformasi digital.
Penciptaan arsip secara elektronik adalah menciptakan arsip elektronik dengan menggunakan peralatan elektronik. Contohnya seperti kamera digital, perekam suara, perekam video, dan khususnya adalah komputer. Sedangkan, penciptaan arsip elektronik dengan transformasi digital atau proses digitalisasi adalah proses penciptaan arsip dari arsip konvensional menjadi arsip elektronik, yang bertujuan untuk melindungi arsip konvensional tersebut.
Proses digitalisasi memerlukan tahapan-tahapan sesuai dengan aturan tertentu untuk menjaga keotentikan arsip elektronik yang dihasilkan. Digitalisasi memerlukan peralatan yang handal dan ruang simpan yang memadai. Proses digitalisasi juga memerlukan waktu dan konsentrasi yang tinggi dalam tahapan pembuatan arsip elektronik tersebut.
Penyimpanan Arsip Elektronik
Setelah kita mengetahui proses penciptaan arsip elektronik, perlu kita memahami pentingnya penyimpanan arsip elektronik.
Penyimpanan arsip elektronik dilakukan dengan tiga cara, yaitu:
- Online atau terkoneksi. Yaitu tempat penyimpanan arsip elektronik sudah tidak membutuhkan interaksi manusia atau pihak lain ketika kita memerlukannya. Media yang cocok sebagai tempat penyimpanan arsip elektronik ini ialah harddisk lokal komputer. Sedangkan bila kita terhubung dengan internet, kita bisa menyimpan arsip elektronik di harddisk jaringan yang terpercaya.
- Offline atau terputus. Yaitu tempat penyimpanan arsip elektronik yang harus membutuhkan interaksi manusia ketika kita memerlukannya karena kita membutuhkan izin atau administrasi dari pemilik arsip tersebut. Media yang cocok sebagai tempat penyimpanan arsip elektronik ini ialah Disket, CD (compact disk), DVD
- Near Line atau semi terkoneksi. Yaitu tempat penyimpanan arsip elektronik masih membutuhkan sedikit interaksi manusia ketika kita memerlukannya. Media yang cocok sebagai tempat penyimpanan arsip elektronik ini ialah harddisk eksternal.
Berdasarkan ISO 2018 509-1.1 tentang Penyimpanan Arsip Statis Elektronik, terdapat tiga cara untuk mengimplementasikan standar penyimpanan, yaitu:
- Seluruh data (dan indeksnya) disimpan di dalam disk WORM (write one, read many). Jenis disk untuk penyimpanan ini ialah disk optic yang hanya dapat digunakan untuk menyimpan data sekali, tetapi data tersebut dapat dibaca berkali-kali. Jenik disk ini disebut juga CD-R (implementasi jenis I)
- Hanya seas yang disimpan pada disk CD-R, data disimpan dalam jenis penyimpanan lain (implementasi jenis II)
- Tidak ada disk CD-R yang digunakan di dalam penyimpanan arsip (implementasi jenis III)
Kelemahan Arsip Elektronik
Tidak bisa dipungkiri, arsip elektronik juga memiliki beberapa kelemahan. Diantaranya yaitu:
- Adanya peluang untuk memanipulasi file (menciptakan, menyimpan, memodifikasi atau menghapus) dalam segala cara
- Kesulitan untuk berbagi file karena format file maupun ketersediaan jaringan maupun akses untuk berbagi file dengan yang lain
- Kemungkinan rusaknya file setiap saat tanpa adanya indikasi terlebih dahulu. Misalnya server terserang oleh virus atau terhapusnya data secara permanen karena tidak sengaja.
Dengan perkembangan teknologi dan ilmu pengetahuan penyimpanan arsip secara elektronik mengalami perkembangan sehingga arsip tersebut bisa disimpan dalam jangka waktu yang lebih lama.
