Informasi yang terdapat dalam arsip elektronik dapat dengan mudah diubah, dimodifikasi, dihapus. Baik secara sengaja ataupun tidak sengaja, seseorang atau penyebab lain yang bisa merusak file tersebut. Disamping itu, usia atau daya tahan fisik, baik magnetik maupun optic, memiliki keterbatasan, terutama apabila semakin sering digunakan oleh banyak pengguna.
Perlindungan Arsip Elektronik
Informasi arsip elektronik dapat dilihat dan dibaca dengan mudah oleh banyak pengguna bila mereka mengetahui nama filenya. Dalam suatu database, komputer bisa diakses untuk melihat file yang ada. Bahkan mungkin pula mengubah atau menghapus file tersebut.
Pengamanan arsip elektronik dimaksudkan untuk mencegah bahaya yang diakibatkan oleh:
- Kejahatan atau pemusnahan yang tidak terduga
- Pencurian atau salah penempatan
- Korupsi melalui modifikasi yang tidak sah
- Penutupan oleh pihak yang tidak berwenang
Oleh karena itu, ada beberapa elemen dalam program kontrol risiko yang efektif untuk arsip elektronik:
- Kesadaran yang tinggi dalam hal risiko yang dituangkan di dalam kebijakan dan prosedur
- Pedoman kontrol risiko yang disebarkan secara luas
- Lingkungan penyimpanan yang aman untuk kopi arsip elektronik. Yaitu: menghindari bahaya dari fisik dan iklim, mencegah dari entri yang tidak sah, mengunci area penyimpanan ketika tidak digunakan, melindungi dari kerusakan elektronik
- Pengawasan kopi arsip elektronik
- Perlindungan dari gangguan elektronik. Yaitu: membatasi akses ke peralatan komputer, mematikan dan mengunci peralatan apabila tidak digunakan, mengontrol akses dengan kata kunci dan identitas personal, mengimplementasi perlindungan dari virus
Manfaat Arsip Elektronik
- Cepat ditemukan dan memungkinkan pemanfaatan arsip atau dokumen tanpa meninggalkan meja kerja
- Pengindeksan yang fleksibel dan mudah dimodifikasi berdasarkan prosedur yang telah dikembangkan akan menghemat tenaga, waktu dan biaya
- Pencarian secara full-text, dengan mencari file berdasarkan kata kunci maupun nama dan menemukannya dalam bentuk full text dokumen
- Kecil kemungkinan file akan hilang, Hal ini karena kita hanya akan melihat di layar monitor atau mencetaknya tanpa dapat mengubahnya. Kita dapat mencarinya berdasarkan kata atau nama file jika tanpa sengaja dipindahkan. Tentunya ada prosedur untuk membackup ke dalam media lain, misalnya CD atau eksternal harddisk
- Menghemat tempat. Dengan kemampuan 1 CD-RW berkapasitas 700 MB akan mampu menyimpan banyak dokumen
- Mengarsip secara digital, sehingga risiko rusaknya dokumen kertas atau buram karena usia dapat diminimalisir karena tersimpan secara digital. Juga berisiko akan berpindahnya dokumen ke folder yang tidak semestinya atau bahkan hilang sekalipun akan aman karena disimpan secara digital
- Berbagi arsip secara mudah. Karena berbagi dokumen dengan kolega maupun klien akan mudah dilakukan melalui internet.
- Meningkatkan keamanan. Karena mekanisme kontrol secara jelas dicantumkan pada buku pedoman pengarsipan secara elektronis, maka orang yang tidak mempunyai otorisasi relatif sulit untuk mengaksesnya
- Mudah dalam melakukan recovery data. Dengan membuat cadangan (back-up) data ke dalam media penyimpanan yang kompatibel. Sehingga data lebih aman dari musibah banjir, kebakaran ataupun pencurian berkas.
