Arsip yang disimpan dalam periode lama akan mengalami kerusakan dengan sendirinya, meskipun diberikan perawatan dan restorasi dengan maksimal. Karena setiap bahan dari material arsip memiliki umur tersendiri yang menyebabkan materi pembawa informasi tersebut rusak atau hilang.
Sampai saat ini, media penyimpanan arsip didominasi oleh media cetak (umumnya ialah kertas). Akan tetapi, seiring dengan perkembangan teknologi yang terjadi sekarang ini, arsip mulai tersimpan dalam media elektronik dan dalam format digital. Penyimpanan arsip dalam format digital inilah yang mendorong munculnya istilah sistem arsip digital.
Sistem Arsip Elektronik
Arsip elektronik merupakan informasi yang terkandung dalam file dan media elektronik, yang dibuat, diterima, atau dikelola oleh kelompok (organisasi) maupun perorangan dan menyimpannya sebagai bukti kegiatan.
International Council on Archives (ICA) mendefinisikan arsip sebagai informasi yang terekam, dibuat atau diterima dalam memulai, menjalankan atau menyelesaikan kegiatan institusional atau individu dan yang terdiri dari konten, konteks dan struktur yang cukup untuk memberikan bahan bukti kegiatan.
Menurut ICA, arsip dapat diklasifikasikan menjadi 2 kriteria:
- Berdasarkan fungsinya, yakni hubungan berkas dengan berbagai jenis aktivitas dan transaksi di dalam lingkungan perkantoran. Contohnya: berkas pegawai, berkas kegiatan operasional, berkas barang inventaris kantor, dsb
- Berdasarkan bentuk dan formatnya. Contohnya: dokumen yang diolah dengan pengolah kata (word), database, dokumen hypertext, gambar, spreadsheets, email, voice mail, video, dsb
Tujuan utama penciptaan arsip dan pengelolaan arsip adalah untuk memberikan bahan nyata atau bukti untuk pelaksanaan tugas pokok dan fungsi organisasi atau untuk akuntabilitas organisasi atau individu.
Menurut ISO 15489-1 tentang Records Management, arsip memiliki beberapa karakter untuk mendukung tugas pokok dan fungsi serta memberikan bahan bukti:
- Otentisitas. Yaitu karakter orisinal arsip yang berkaitan dengan konteks, struktur dan konten. Artinya arsip dimaksudkan memiliki pokok isi
- Reliabilitas. Yaitu kesanggupan arsip untuk memberikan bahan bukti yang dapat dipercaya. Arsip tersebut memiliki konten yang dapat dipercaya karena secara lengkap dan akurat menggambarkan transaksi, aktivitas dan fakta-fakta.
- Integritas. Yaitu berkaitan dengan arsip yang lengkap dan tidak dapat diubah.
- Ketergunaan. Yaitu kesanggupan arsip untuk menempatkan, menemukan kembali, menyajikan, dan menginterpretasikan aktivitas dan transaksi kegiatan organisasi.
