Setiap kantor pasti memerlukan suatu unit yang mengelola segala sesuatu yang berhubungan dengan kegiatan administrasi. Kegiatan administrasi pada suatu kantor pada dasarnya juga mempunyai suatu hasil seperti unit-unit lainnya. Hasil atau produk dari suatu kantor adalah surat, formulir dan laporan. Pengelolaan surat, formulir dan laporan yang dihasilkan dan diterima oleh suatu kantor pada akhirnya akan berhubungan dengan kearsipan.
Kearsipan juga dapat didefinisikan sebagai kegiatan yang meliputi penciptaan arsip, penyimpanan arsip (filing), penemuan kembali arsip (finding) dan penyusutan arsip (pengamanan, pemeliharaan dan pemusnahan) sebagai bagian dari kegiatan kearsipan, filing mempunyai peranan yang sangat penting.
Alat-alat Kearsipan Kantor
Salah satu kunci kelancaran organisasi kantor terletak pada penyelenggaraan arsipnya yang sederhana, sistematis, tertib dan efisien. Prinsipnya adalah bahwa semua informasi penting tersedia dan diketahui persis keberadaannya.
Berikut ini ialah alat-alat kearsipan kantor yang perlu kita ketahui:
1. Filling Cabinet
Filling cabinet adalah lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci, antara 1 sampai 6 laci ataupun lebih. Terdapat juga lemari arsip dengan 4 ataupun 5 laci tergantung kebutuhan kantor. Setiap laci dapat menampung kurang dari 5000 lembar arsip ukuran surat yang disusun berdiri tegak lurus (vertikal) berderet ke belakang. Filling berguna untuk menyimpan arsip atau berkas yang masih aktif.
2. Almary Rotary
Almary rotary adalah semacam filling cabinet tetapi penyimpanan arsip dilakukan secara berputar. Alat ini dapat digerakkan secara berputar sehingga dalam penempatan dan penemuan kembali arsip tidak banyak memakan tenaga. Alat ini terbuat dari bahan yang kuat seperti logam atau besi. Berkas (arsip) disimpan pada alat ini secara lateral.
3. Almari Arsip
Almari arsip adalah lemari tempat penyimpanan arsip dalam berbagai bentuk arsip. Lemari arsip dapat terbuat dari kayu atau besi yang dilengkapi dengan daun pintu yang menggunakan engsel, pintu dorong atau menggunakan kaca. Penyusunan arsip dapat dilakukan dengan cara berdiri menyamping (lateral) dengan terlebih dahulu arsip dimasukkan ke dalam atau dengan cara ditumpuk mendatar (horizontal) dengan terlebih dahulu arsip dimasukkan ke map.
4. Stop Map
Stop map yaitu map yang terdapat daun penutup pada setiap sisinya. Daun penutup ini berfungsi untuk menopang surat yang ada didalam agar tidak jatuh.
5. Folder
Folder yaitu map tanpa dilengkapi dengan daun penutup. Map ini berupa lipatan kertas tebal ataupun cuma plastik saja. Karena tidak ada daun penutupnya, maka map ini fungsinya untuk menyimpan arsip yang selanjutnya akan dimasukkan ke dalam kotak secara vertikal. Map ini mempunyai tab (bagian yang menonjol pada posisi atas) untuk menuliskan judul/tabel tentang arsip yang ada didalam folder tersebut.
6. Ordner
Ordner adalah map besar dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang didalamnya terdapat besar penjepit. Arsip yang akan disimpan di dalam ordner terlebih dahulu dilubangi dengan menggunakan perforator.
Ordner terbuat dari karton yang sangat tebal sehingga cukup kuat jika diletakkan secara lateral pada lemari arsip atau rak arsip. Ordner dapat memuat kurang lebih 500 lembar arsip/surat.
